Datenschutzerklärung

Präambel

Mit der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber aufklären, welche Arten Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend auch kurz als "Daten" bezeichnet) wir zu welchen Zwecken und in welchem Umfang verarbeiten. Die Datenschutzerklärung gilt für alle von uns durchgeführten Verarbeitungen personenbezogener Daten, sowohl im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen als auch insbesondere auf unseren Webseiten, in mobilen Applikationen sowie innerhalb externer Onlinepräsenzen, wie z. B. unserer Social-Media-Profile (nachfolgend zusammenfassend bezeichnet als "Onlineangebot").

Die verwendeten Begriffe sind nicht geschlechtsspezifisch.

Stand: 8. September 2025

Inhaltsübersicht

Begriffsdefinitionen

In diesem Abschnitt erhalten Sie eine Übersicht über die in dieser Datenschutzerklärung verwendeten Begrifflichkeiten. Soweit die Begrifflichkeiten gesetzlich definiert sind, gelten deren gesetzlichen Definitionen. Die nachfolgenden Erläuterungen sollen dagegen vor allem dem Verständnis dienen.

  • Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten: Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten sind Kategorien, die Informationen über die Art und Weise enthalten, wie Daten verarbeitet, übermittelt und verwaltet werden. Meta-Daten, auch bekannt als Daten über Daten, umfassen Informationen, die den Kontext, die Herkunft und die Struktur anderer Daten beschreiben. Sie können Angaben zur Dateigröße, dem Erstellungsdatum, dem Autor eines Dokuments und den Änderungshistorien beinhalten. Kommunikationsdaten erfassen den Austausch von Informationen zwischen Nutzern über verschiedene Kanäle, wie E-Mail-Verkehr, Anrufprotokolle, Nachrichten in sozialen Netzwerken und Chat-Verläufe, inklusive der beteiligten Personen, Zeitstempel und Übertragungswege. Verfahrensdaten beschreiben die Prozesse und Abläufe innerhalb von Systemen oder Organisationen, einschließlich Workflow-Dokumentationen, Protokolle von Transaktionen und Aktivitäten, sowie Audit-Logs, die zur Nachverfolgung und Überprüfung von Vorgängen verwendet werden.
  • Nutzungsdaten: Nutzungsdaten beziehen sich auf Informationen, die erfassen, wie Nutzer mit digitalen Produkten, Dienstleistungen oder Plattformen interagieren. Diese Daten umfassen eine breite Palette von Informationen, die aufzeigen, wie Nutzer Anwendungen nutzen, welche Funktionen sie bevorzugen, wie lange sie auf bestimmten Seiten verweilen und über welche Pfade sie durch eine Anwendung navigieren. Nutzungsdaten können auch die Häufigkeit der Nutzung, Zeitstempel von Aktivitäten, IP-Adressen, Geräteinformationen und Standortdaten einschließen. Sie sind besonders wertvoll für die Analyse des Nutzerverhaltens, die Optimierung von Benutzererfahrungen, das Personalisieren von Inhalten und das Verbessern von Produkten oder Dienstleistungen. Darüber hinaus spielen Nutzungsdaten eine entscheidende Rolle beim Erkennen von Trends, Vorlieben und möglichen Problembereichen innerhalb digitaler Angebote.
  • Personenbezogene Daten: "Personenbezogene Daten" sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden "betroffene Person") beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung (z. B. Cookie) oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.
  • Protokolldaten: Protokolldaten sind Informationen über Ereignisse oder Aktivitäten, die in einem System oder Netzwerk protokolliert wurden. Diese Daten enthalten typischerweise Informationen wie Zeitstempel, IP-Adressen, Benutzeraktionen, Fehlermeldungen und andere Details über die Nutzung oder den Betrieb eines Systems. Protokolldaten werden oft zur Analyse von Systemproblemen, zur Sicherheitsüberwachung oder zur Erstellung von Leistungsberichten verwendet.
  • Verantwortlicher: Als "Verantwortlicher" wird die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, bezeichnet.
  • Verarbeitung: "Verarbeitung" ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Der Begriff reicht weit und umfasst praktisch jeden Umgang mit Daten, sei es das Erheben, das Auswerten, das Speichern, das Übermitteln oder das Löschen.

Verantwortlicher

Lehrstuhl für Medienpsychologie
Julius-Maximilians-Universität Würzburg
Campus Hubland Nord
Oswald-Külpe-Weg 82
97074 Würzburg

Vertretungsberechtigte Personen: Prof. Dr. Frank Schwab

E-Mail-Adresse: medienpsychologie@uni-wuerzburg.de

Übersicht der Verarbeitungen

Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die betroffenen Personen.

Arten der verarbeiteten Daten

  • Nutzungsdaten.
  • Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten.
  • Protokolldaten.

Kategorien betroffener Personen

  • Nutzer.

Zwecke der Verarbeitung

  • Sicherheitsmaßnahmen.
  • Bereitstellung unseres Onlineangebotes und Nutzerfreundlichkeit.
  • Informationstechnische Infrastruktur.

Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Maßgebliche Rechtsgrundlagen nach der DSGVO: Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht der Rechtsgrundlagen der DSGVO, auf deren Basis wir personenbezogene Daten verarbeiten. Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass neben den Regelungen der DSGVO nationale Datenschutzvorgaben in Ihrem bzw. unserem Wohn- oder Sitzland gelten können. Sollten ferner im Einzelfall speziellere Rechtsgrundlagen maßgeblich sein, teilen wir Ihnen diese in der Datenschutzerklärung mit.

  • Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) - die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten notwendig, vorausgesetzt, dass die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten verlangen, nicht überwiegen.

Nationale Datenschutzregelungen in Deutschland: Zusätzlich zu den Datenschutzregelungen der DSGVO gelten nationale Regelungen zum Datenschutz in Deutschland. Hierzu gehört insbesondere das Gesetz zum Schutz vor Missbrauch personenbezogener Daten bei der Datenverarbeitung (Bundesdatenschutzgesetz – BDSG). Das BDSG enthält insbesondere Spezialregelungen zum Recht auf Auskunft, zum Recht auf Löschung, zum Widerspruchsrecht, zur Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, zur Verarbeitung für andere Zwecke und zur Übermittlung sowie automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling. Ferner können Landesdatenschutzgesetze der einzelnen Bundesländer zur Anwendung gelangen.

Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und des Ausmaßes der Bedrohung der Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen und elektronischen Zugangs zu den Daten als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, der Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, die Löschung von Daten und Reaktionen auf die Gefährdung der Daten gewährleisten. Ferner berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes, durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen.

Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung

Wir löschen personenbezogene Daten, die wir verarbeiten, gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, sobald die zugrundeliegenden Einwilligungen widerrufen werden oder keine weiteren rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung bestehen. Dies betrifft Fälle, in denen der ursprüngliche Verarbeitungszweck entfällt oder die Daten nicht mehr benötigt werden. Ausnahmen von dieser Regelung bestehen, wenn gesetzliche Pflichten oder besondere Interessen eine längere Aufbewahrung oder Archivierung der Daten erfordern.

Insbesondere müssen Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen oder deren Speicherung notwendig ist zur Rechtsverfolgung oder zum Schutz der Rechte anderer natürlicher oder juristischer Personen, entsprechend archiviert werden.

Unsere Datenschutzhinweise enthalten zusätzliche Informationen zur Aufbewahrung und Löschung von Daten, die speziell für bestimmte Verarbeitungsprozesse gelten.

Bei mehreren Angaben zur Aufbewahrungsdauer oder Löschungsfristen eines Datums, ist stets die längste Frist maßgeblich. Daten, die nicht mehr für den ursprünglich vorgesehenen Zweck, sondern aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder anderer Gründe aufbewahrt werden, verarbeiten wir ausschließlich zu den Gründen, die ihre Aufbewahrung rechtfertigen.

Aufbewahrung und Löschung von Daten: Die folgenden allgemeinen Fristen gelten für die Aufbewahrung und Archivierung nach deutschem Recht:

  • 10 Jahre - Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 i.V.m. Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG, § 257 Abs. 1 Nr. 1 i.V.m. Abs. 4 HGB).
  • 8 Jahre - Buchungsbelege, wie z. B. Rechnungen und Kostenbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 und 4a i.V.m. Abs. 3 Satz 1 AO sowie § 257 Abs. 1 Nr. 4 i.V.m. Abs. 4 HGB).
  • 6 Jahre - Übrige Geschäftsunterlagen: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Stundenlohnzettel, Betriebsabrechnungsbögen, Kalkulationsunterlagen, Preisauszeichnungen, aber auch Lohnabrechnungsunterlagen, soweit sie nicht bereits Buchungsbelege sind und Kassenstreifen (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5 i.V.m. Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2 u. 3 i.V.m. Abs. 4 HGB).
  • 3 Jahre - Daten, die erforderlich sind, um potenzielle Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüche oder ähnliche vertragliche Ansprüche und Rechte zu berücksichtigen sowie damit verbundene Anfragen zu bearbeiten, basierend auf früheren Geschäftserfahrungen und üblichen Branchenpraktiken, werden für die Dauer der regulären gesetzlichen Verjährungsfrist von drei Jahren gespeichert (§§ 195, 199 BGB).

Rechte der betroffenen Personen

Rechte der betroffenen Personen aus der DSGVO: Ihnen stehen als Betroffene nach der DSGVO verschiedene Rechte zu, die sich insbesondere aus Art. 15 bis 21 DSGVO ergeben:

  • Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
  • Widerrufsrecht bei Einwilligungen: Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen.
  • Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben.
  • Recht auf Berichtigung: Sie haben entsprechend den gesetzlichen Vorgaben das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.
  • Recht auf Löschung und Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, Sie betreffende Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu fordern.
  • Beschwerde bei Aufsichtsbehörde: Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Vorgaben der DSGVO verstößt.

Bereitstellung des Onlineangebots und Webhosting

Wir verarbeiten die Daten der Nutzer, um ihnen unsere Online-Dienste zur Verfügung stellen zu können. Zu diesem Zweck verarbeiten wir die IP-Adresse des Nutzers, die notwendig ist, um die Inhalte und Funktionen unserer Online-Dienste an den Browser oder das Endgerät der Nutzer zu übermitteln.

  • Verarbeitete Datenarten: Nutzungsdaten (z. B. Seitenaufrufe und Verweildauer, Klickpfade, Nutzungsintensität und -frequenz, verwendete Gerätetypen und Betriebssysteme, Interaktionen mit Inhalten und Funktionen); Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten (z. B. IP-Adressen, Zeitangaben, Identifikationsnummern, beteiligte Personen). Protokolldaten (z. B. Logfiles betreffend Logins oder den Abruf von Daten oder Zugriffszeiten.).
  • Betroffene Personen: Nutzer (z. B. Webseitenbesucher, Nutzer von Onlinediensten).
  • Zwecke der Verarbeitung: Bereitstellung unseres Onlineangebotes und Nutzerfreundlichkeit; Informationstechnische Infrastruktur (Betrieb und Bereitstellung von Informationssystemen und technischen Geräten (Computer, Server etc.)). Sicherheitsmaßnahmen.
  • Aufbewahrung und Löschung: Löschung entsprechend Angaben im Abschnitt "Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung".
  • Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

Weitere Hinweise zu Verarbeitungsprozessen, Verfahren und Diensten:

  • Bereitstellung Onlineangebot auf eigener/ dedizierter Serverhardware: Für die Bereitstellung unseres Onlineangebotes nutzen wir von uns betriebene Serverhardware sowie den damit verbundenen Speicherplatz, die Rechenkapazität und die Software; Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).
  • Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles: Der Zugriff auf unser Onlineangebot wird in Form von sogenannten "Server-Logfiles" protokolliert. Zu den Serverlogfiles können die Adresse und der Name der abgerufenen Webseiten und Dateien, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmengen, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite) und im Regelfall IP-Adressen und der anfragende Provider gehören. Die Serverlogfiles können zum einen zu Sicherheitszwecken eingesetzt werden, z. B. um eine Überlastung der Server zu vermeiden (insbesondere im Fall von missbräuchlichen Angriffen, sogenannten DDoS-Attacken), und zum anderen, um die Auslastung der Server und ihre Stabilität sicherzustellen; Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Löschung von Daten: Logfile-Informationen werden für die Dauer von maximal 30 Tagen gespeichert und danach gelöscht oder anonymisiert. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

Einsatz von Cookies

Derzeit setzen wir keine Cookies ein. Sollte sich dies ändern, passen wir diese Datenschutzerklärung an und holen – soweit erforderlich – vorab eine Einwilligung ein.

TLS-/SSL-Verschlüsselung

Wir verwenden HTTPS (TLS/SSL), um Zugriffe auf unser Onlineangebot zu schützen. Damit werden übertragene Daten – z. B. Inhalte von Seitenaufrufen – gegen Mitlesen und Manipulation gesichert.

Kartenfunktion (Leaflet / OpenStreetMap)

Wir binden Karten über die JavaScript-Bibliothek Leaflet ein. Beim Abruf der Kartenkacheln („Tiles“) von OpenStreetMap bzw. dem jeweils eingesetzten Karten-/Tile-Anbieter werden technische Daten (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, Browserinformationen) an dessen Server übermittelt. Durch uns werden in diesem Zusammenhang keine Tracking-Cookies gesetzt.

  • Verarbeitete Datenarten: Meta-/Kommunikationsdaten (z. B. IP-Adresse), Nutzungsdaten.
  • Zwecke der Verarbeitung: Bereitstellung unseres Onlineangebotes und Nutzerfreundlichkeit.
  • Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Kontaktaufnahme per E-Mail

Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (z. B. E-Mail-Adresse, Inhalte der Nachricht) zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Änderung und Aktualisierung

Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z. B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.

Sofern wir in dieser Datenschutzerklärung Adressen und Kontaktinformationen von Unternehmen und Organisationen angeben, bitten wir zu beachten, dass die Adressen sich über die Zeit ändern können und bitten die Angaben vor Kontaktaufnahme zu prüfen.

Erstellt mit kostenlosem Datenschutz-Generator.de von Dr. Thomas Schwenke

Privacy Policy

Note: The English text below is intended solely as a convenience to non-German-reading users of this website. Any discrepancies or differences that may arise in the translation of the official German version shall not be legally binding.

Preamble

This privacy policy explains what types of your personal data (“data”) we process, for which purposes, and to what extent. It applies to all processing of personal data carried out by us, both in the course of providing our services and, in particular, on our websites, in mobile applications, and within external online presences such as our social media profiles (collectively referred to as the “online offering”).

All terms are intended to be gender-neutral.

Last updated: 8 September 2025

Table of contents

Definitions

This section provides an overview of terms used in this privacy policy. Where terms are defined by law, the legal definitions apply. The explanations below help with understanding.

  • Meta, communications and procedural data: Categories describing how data are processed, transmitted and managed, e.g. context, origin, structure; may include file size, creation date, authorship, change history; communications data such as e-mail traffic, call logs, social messaging (participants, timestamps, transmission paths); procedural data such as workflows, transaction logs and audit logs.
  • Usage data: Information about how users interact with digital products and services (features used, dwell time, navigation paths, frequency, timestamps, IP addresses, device and OS details, location data). Used to analyze behavior, improve UX, personalize content and enhance services.
  • Personal data: Any information relating to an identified or identifiable natural person; a person is identifiable if identified directly or indirectly, in particular by reference to a name, ID, location data, an online identifier (e.g., cookie) or one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person.
  • Log data: Information about events or activities recorded in a system or network (timestamps, IPs, user actions, errors, and other operational details) used for troubleshooting, security monitoring and performance reporting.
  • Controller: The natural or legal person, public authority, agency or other body which determines the purposes and means of the processing of personal data.
  • Processing: Any operation performed on personal data, such as collection, analysis, storage, transmission or deletion.

Controller

Chair of Media Psychology
Julius-Maximilians-Universität Würzburg
Campus Hubland Nord
Oswald-Külpe-Weg 82
97074 Würzburg, Germany

Authorized representative: Prof. Dr. Frank Schwab

E-mail: medienpsychologie@uni-wuerzburg.de

Overview of processing

The following overview summarizes the categories of data processed, the purposes of processing, and the data subjects concerned.

Categories of data

  • Usage data.
  • Meta, communications and procedural data.
  • Log data.

Categories of data subjects

  • Users.

Purposes of processing

  • Security measures.
  • Provision of our online offering and user-friendliness.
  • IT infrastructure.

Relevant legal bases

Under the GDPR: We process personal data on the legal grounds set out in the GDPR. In addition, national data protection rules in Germany may apply. Where more specific legal bases are relevant in individual cases, we will indicate them in this policy.

  • Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR) – processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the controller or a third party, except where such interests are overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject.

National data protection law (Germany): Besides the GDPR, the Federal Data Protection Act (BDSG) applies, incl. special rules on access, erasure, objection, special categories, purpose change, transmission, and automated decisions incl. profiling; state laws may also apply.

Security measures

We implement appropriate technical and organizational measures to ensure a level of security appropriate to the risk, considering the state of the art, costs of implementation, and the nature, scope, context and purposes of processing, as well as the varying likelihood and severity for the rights and freedoms of natural persons.

Measures include ensuring confidentiality, integrity and availability of data via controls on physical and electronic access, access rights, input, transfer, availability and separation. We have procedures to enable data subject rights, erasure and incident response, and we build privacy by design and by default into systems and processes.

General information on storage and deletion

We delete personal data in accordance with legal requirements when consent is withdrawn or there is no other legal basis for processing (e.g., the original purpose no longer applies). Exceptions exist where statutory obligations or overriding interests require longer retention or archiving.

In particular, data that must be retained for commercial or tax reasons, or that are needed for legal claims or to protect the rights of others, are archived accordingly.

Where multiple retention/deletion periods apply, the longest period prevails. Data retained for legal reasons are processed only for those retention purposes.

Retention under German law (general guidance):

  • 10 years – statutory retention for books and records, financial statements, inventories, management reports, opening balance sheets and related organizational documents (§ 147 AO; § 14b UStG; § 257 HGB).
  • 8 years – accounting vouchers (e.g., invoices, cost records) (§ 147 AO; § 257 HGB).
  • 6 years – other business documents (incoming/outgoing business correspondence, other tax-relevant records, wage sheets, cost allocation sheets, calculation docs, price tags, payroll records if not vouchers, till receipts) (§ 147 AO; § 257 HGB).
  • 3 years – data retained in view of potential warranty/compensation claims and related inquiries for the regular limitation period (§§ 195, 199 BGB).

Rights of data subjects

Under Arts. 15–21 GDPR, you have the following rights:

  • Right to object: You may object at any time, on grounds relating to your particular situation, to processing based on Art. 6(1)(e) or (f) GDPR, including profiling; if data are processed for direct marketing, you may object at any time to such processing, including related profiling.
  • Right to withdraw consent: You may withdraw consent at any time.
  • Right of access: You may request confirmation whether data are processed and obtain access and further information, as well as a copy.
  • Right to rectification: You may request completion or correction of inaccurate data.
  • Right to erasure / restriction: You may request erasure or restriction of processing as provided by law.
  • Right to data portability: You may receive data you provided in a structured, commonly used and machine-readable format or have it transmitted to another controller.
  • Right to lodge a complaint: You may lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in your member state of residence, place of work or place of the alleged infringement.

Provision of the online offering and web hosting

We process users’ data to provide our online services. For this, we process the user’s IP address to deliver content and functions to the user’s browser or device.

  • Data types processed: Usage data (page views, dwell time, click paths, intensity/frequency, device/OS used, interactions); meta/communications/procedural data (IP addresses, timestamps, IDs, parties involved); log data (e.g., login/access logs and access times).
  • Data subjects: Users (website visitors, users of online services).
  • Purposes: Provision of our online offering and user-friendliness; IT infrastructure (operation/provision of systems and devices); security measures.
  • Retention/deletion: Deletion per the “General information on storage and deletion” section.
  • Legal basis: Legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR).

Further notes:

  • Own/dedicated server hardware: We operate our own server hardware incl. storage, compute and software; legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR.
  • Access data and server log files: Access to our online offering is logged (server log files). These may include address/name of retrieved pages/files, date/time, transferred data volume, success status, browser type/version, OS, referrer URL and usually IPs and the requesting provider. Used for security (e.g., to prevent overload/DDoS) and to ensure server load/stability. Deletion: log files are stored for up to 30 days then deleted or anonymized; data retained as evidence are excluded until the incident is fully clarified.

Use of cookies

We currently use no cookies. Should this change, we will update this policy and, where required, obtain prior consent.

TLS/SSL encryption

We use HTTPS (TLS/SSL) to protect access to our online offering so that transmitted data (e.g., page content) are protected against eavesdropping and tampering.

Maps (Leaflet / OpenStreetMap)

We integrate maps using the Leaflet JavaScript library. When requesting map tiles from OpenStreetMap or another provider, technical data (e.g., IP address, timestamp, requested resource, browser information) are transmitted to that provider’s servers. We do not set tracking cookies in this context.

  • Data types processed: Meta/communications data (e.g., IP address), usage data.
  • Purpose: Provision of our online offering and user-friendliness.
  • Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR.

Contact by e-mail

When you contact us by e-mail, we process the data you provide (e.g., e-mail address, message content) to handle your inquiry. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in responding to inquiries). Data are deleted once the inquiry is conclusively handled and no statutory retention obligations apply.

Changes and updates

Please review this privacy policy regularly. We will update it as necessary when our processing changes. We will inform you if your cooperation (e.g., consent) or an individual notification is required.

Where this policy lists addresses or contact details of companies/organizations, note that such details may change over time; please verify before contacting.

German-language template courtesy of Datenschutz-Generator.de (Dr. Thomas Schwenke)